М ногие предприниматели уже опробовали удобство электронного билета, приобрести который можно не выходя из дома или офиса: покупка осуществляется через Интернет, а оплата производится банковской картой. Бумажный билет в этом случае не оформляется, при входе в вагон или во время посадки на самолет достаточно предъявить паспорт, данные которого сверяются с данными, содержащимися в списке пассажиров. Но как предпринимателю обосновать расходы на проезд при отсутствии бумажного документа?
Строгая форма
Пункт 2 ст. 786 Гражданского кодекса РФ предусматривает, что заключение договора перевозки пассажира удостоверяется билетом. Форма билета устанавливается в порядке, предусмотренном транспортными уставами и кодексами. Электронные билеты имеют особую форму.
Железнодорожный билет
Формы электронных проездных железнодорожных документов утверждены приказом Минтранса России от 21.08.2012 № 322 «Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте», который Минюст России зарегистрировал 06.11.2012. Формы электронных билетов и купонов к ним дифференцированы для перевозок в поездах дальнего следования, в пригородных поездах с местом и без места. При покупке электронного билета выдается контрольный купон, который является финансовым документом и подтверждает факт совершения пассажиром поездки.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Пункт 2 приказа Минтранса России от 21.08.2012 № 322
Электронный билет и контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) на поезд дальнего следования содержат следующую обязательную информацию о перевозке пассажира:
- дата и время заказа;
- номер поезда;
- железнодорожные станции отправления и назначения;
- дата и время отправления поезда;
- дата и время прибытия поезда;
- номер и тип вагона;
- класс обслуживания (категория поезда - если применяется);
- номер места в вагоне;
- признак купе (женское, мужское или смешанное - если применяется);
- сведения о пассажире - фамилия, имя, отчество (указывается при наличии), или инициалы, наименование, серия и номер документа, удостоверяющего личность;
- тариф (билет, плацкарта);
- итоговая стоимость перевозки (в том числе налог на добавленную стоимость);
- форма оплаты;
- сборы (если применяются);
- дата оформления;
- наименование агентства/перевозчика, оформившего билет.
Авиабилет
Форма электронного авиабилета утверждена приказом Минтранса России от 08.11.2006 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации». При приобретении электронного авиабилета оформляется маршрутная квитанция, которая является документом строгой отчетности.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Подпункт 2 «а» п. 1 приложения к приказу Минтранса России от 08.11.2006 № 134 (извлечение)
маршрут/квитанция электронного билета <...> содержит следующие сведения о перевозке пассажира и багажа:
- сведения о пассажире (для внутренних перевозок - фамилия, имя, отчество, наименование, серия и номер документа, удостоверяющего личность; для международных перевозок - фамилия, другие сведения в соответствии с международными нормами);
- наименование и (или) код перевозчика;
- номер рейса;
- дата отправления рейса;
- время отправления рейса;
- наименование и (или) коды аэропортов/пунктов отправления и назначения для каждого рейса;
- тариф;
- эквивалент тарифа (если применяется);
- итоговая стоимость перевозки;
- форма оплаты;
- сборы (если применяются);
- наименование и (или) код класса бронирования;
- код статуса бронирования;
- дата оформления;
- наименование агентства/перевозчика, оформившего билет;
- норма бесплатного провоза багажа (по усмотрению);
- уникальный номер электронного билета.
Налоговые последствия
Как обосновать расходы
Согласно позиции Минфина России в обоснование расходов на железнодорожные услуги предприниматели вправе использовать контрольный купон электронного проездного документа (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационнотелекоммуникационной сети. Об этом говорится в письме от 12.04.2013 № 03-03-07/12256. Поэтому, чтобы подтвердить расходы на железнодорожные билеты, купленные по Интернету, достаточно иметь распечатки электронных документов. Оригинал не обязателен. Как разъяснили специалисты финансового ведомства, контрольный купон является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов, а также расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ (например, письмо Минфина от 26.04.2012 № 03-03-04/1).
Что касается расходов на электронные авиабилеты, в письме от 30.04.2013 № 03-03-07/15219 Минфин России подтвердил, что расходы на перелет можно подтвердить с помощью бумажной маршрутквитанции. Однако для этого необходимо, чтобы в ней были указаны все обязательные реквизиты, в том числе стоимость перелета, сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок, и форма оплаты. Если в маршруте-квитанции не будет хотя бы одной из них, то она бесполезна с точки зрения обоснования произведенных затрат. По мнению специалистов финансового ведомства, к маршруту-квитанции, являющейся документом строгой отчетности, следует прилагать посадочный талон, подтверждающий перелет по указанному в электронном авиабилете маршруту, а также документальное подтверждение оплаты билета. При этом наличия кассового чека не требуется (письмо Минфина России от 19.04.2013 № 03-03-07/13501).
К сведению
Свернуть Показать
Дубликаты посадочных талонов не выдаются, поэтому важно сохранять талоны, полученные при посадке в самолет.
В то же время Минфин России разрешает уменьшить налоговую базу по единому налогу по УСН, даже если посадочный талон утерян (письмо от 04.06.2010 № 03-03-06/1/384). Для этого достаточно иметь косвенное подтверждение расходов, например, документы о направлении сотрудника в командировку, его проживании за границей, составленные по унифицированным формам первичной учетной документации, а также распечатки электронного билета или посадочного талона с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд (письмо Минфина России от 05.02.2010 № 03-03-05/18). К иным подтверждающим документам могут относиться накладная, архивная справка, счет или счет-фактура, выданные транспортной организацией, со сведениями о номере проездного документа, данными пассажира, информацией о маршруте и стоимости билета.
Как принять к вычету НДС
При приобретении услуг по проезду или перелету, оформленных электронным билетом, к вычету принимается сумма налога на добавленную стоимость, выделенная отдельной строкой в маршруте-квитанции электронного авиабилета или контрольном купоне к электронному железнодорожному билету (письмо Минфина России от 10.01.2013 № 03-07-11/01).
Принять к вычету НДС можно, даже если билет оформлен на иностранном языке. Но для этого придется перевести на русский язык данные, необходимые для вычета. К ним относятся следующие реквизиты:
- наименование продавца;
- наименование покупателя;
- наименование оказанных услуг;
- их стоимость;
- налоговая ставка НДС;
- сумма НДС.
Остальные реквизиты можно не переводить. Такое послабление приводится в письме Минфина России от 10.04.2013 № 03-07/11/11867.
При этом если в указанных документах сумма НДС отдельной строкой не выделена, высока вероятность возникновения спорной ситуации с налоговиками. Судебные органы в этом вопросе выступают на стороне налогоплательщиков.
Судебная практика
Свернуть Показать
В определении от 28.02.2008 № 1828/08 ВАС РФ указывает, что отсутствие выделения налога на добавленную стоимость в электронном билете не может препятствовать получению налогового вычета.
Тем не менее предпринимателю целесообразно обратиться к транспортной компании с просьбой выдать бланк строгой отчетности или чек ККТ с выделенной суммой налога.
Путешественникам, особенно привыкшим летать на самолётах, не всегда привычны особенности электронных билетов и электронной регистрации на поезд.
Электронный билет - это билет на поезд, который вы покупаете через интернет. При покупке вы вводите ФИО и номер документа, удостоверяющего вашу личность (паспорт, загранпаспорт, свидетельство о рождении и т.д.). Сразу после завершения оплаты за вами зарезервировано место в поезде, оно уже ваше. И у вас есть бланк заказа (или купон электронного билета на бланке) . Это информационный лист, но сесть по нему на поезд нельзя. Чтобы сесть на поезд, нужно или пройти , или получить посадочный купон - то есть проездной бумажный билет (в кассах РЖД на любом российском вокзале или в терминалах там же).
Какие документы необходимы для посадки на поезд дальнего следования
- Вы , прошли электронную регистрацию и распечатали бланк билета с пройденной электронной регистрацией . Проводнику вы предъявляете паспорт (или другой документ, на который куплен билет) и этот самый бланк билета (на экране мобильного устройства или распечатанный на обычном принтере на листе А4 - главное, чтобы считался нижний штрих-код).
- Вы купили электронный билет, но не прошли электронную регистрацию. Тогда надо получить бумажный билет в кассе или терминале. Проводнику вы предъявляете паспорт (или другой документ, на который куплен билет) и бумажный билет на стандартном бланке РЖД.
Когда вы покупаете билет через интернет, возле некоторых поездов есть значок a . Он показывает, есть ли на этот поезд электронная регистрация.
После покупки и оформления билета вы всегда можете посмотреть бланк своего заказа и проверить, пройдена ли регистрация или же это ещё нужно сделать.
Электронный ж/д билет на ребёнка
Электронные билеты на детей оформляются так же, как на взрослых. Отличия в стоимости билета (до 5 лет бесплатный без места, от 5 до 10 лет — по детскому тарифу) и документе, который необходим для проезда.
- Дети до 10 лет не могут ездить без сопровождения взрослых. Билет для них можно купить отдельно, но сесть в поезд без сопровождающего они не смогут. С 10 лет — можно отдельно.
- До 14 лет билет окупается по свидетельству о рождении, его же надо предъявлять проводнику при посадке на поезд (+ билет). При поездках внутри России можно предъявлять нотариально заверенную копию свидетельства о рождении. Все прочие документы — только оригиналы.
- В остальном правила аналогичны взрослым: можно окупать через интернет, если есть ЭР — предъявлять распечатку на А4 или билет на мобильном устройстве + документ, если нет ЭР — обязательно получать бумажный билет в кассе или терминале.
Подробнее о детских ж/д билетах .
Электронный ж/д билет при поездках за границу
В международных поездах правила в целом аналогичны, но есть нюансы. Во-первых, отличаются правила провода детей, животных и багажа. Во-вторых, всегда лучше иметь при себе распечатку электронного билета с пройденной электронной регистрацией или оформленный на бланке бумажный билет. Потому что любые нештатные ситуации при поездках между странами решить будет гораздо сложнее. (И ещё потому, что этого требуют правила в некоторых случаях.)
Если пройдена электронная регистрация, электронный билет надо предъявлять:
- при поездках внутри России — распечатанным на А4 или на экране мобильного устройства;
- пи поездках в Латвию, Литву, Эстонию, Украину, Белоруссию, Казахстан — рекомендуется иметь при себе распечатку бланка заказа;
- если вы покупаете электронный билет, будучи за границей, — всегда выбирайте поезда, на которые есть ЭР (получить бумажный билет можно только на российском вокзале);
- при отправлении из Вильнюса — обязательно иметь при себе распечатку на А4;
- при посадке в поезда «Аллегро», поезда в Ниццу, Карловы Вары, Хельсинки, Вену и другие поезда в дальнее зарубежье, на которые есть ЭР, — электронный билет можно предъявлять и на экране мобильного устройства, и в виде распечатки.
Помните
- Если вы получили бумажный билет в кассе или терминале, электронная регистрация автоматически аннулируется. Дальше вы имеете дело с бумажным билетом по общим правилам. И предъявлять нужно уже именно бумажный билет, никакая распечатка больше не подойдёт.
- В билете не должно быть ошибок. И если во внутрироссийском сообщении можно сесть в поезд, если допущены опечатки не более чем в 1 букве и 1 цифре, то в международном — ошибок вообще не должно быть. Иначе вас не посадят в поезд. Ни в электронном, ни в бумажном билете ошибку исправить нельзя! Подробнее об ошибках в ж/д билетах .
- Билеты на поезд — ни бумажные, ни электронные — нельзя передать другим людям. Они оформляются на конкретного человека и конкретный документ.
Приятных путешествий!
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Сформированной автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанции с посадочным талоном, а также контрольного купона электронного проездного документа достаточно для подтверждения расходов, понесенных работником, направленным в командировку.
Обоснование позиции:
Так, форма электронного пассажирского билета, применяемого на воздушном транспорте, утверждена Минтранса России от 08.11.2006 N 134 (далее - Приказ N 134).
Из п. 1 Приложения к Минтранса России от 08.11.2006 N 134 (далее - Приложение) следует, что электронный пассажирский билет и багажная квитанция в гражданской авиации представляют собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа.
Маршрут/квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок), являющаяся неотъемлемой частью электронного билета, содержит, в частности, сведения о пассажире, наименование и (или) код перевозчика, номер рейса, дату и время его отправления, наименование аэропортов/пунктов отправления и назначения для каждого рейса, тариф, стоимость и т.п.
В приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 определено, что маршрут/квитанция электронного пассажирского билета является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.
При этом непосредственно факт перелета подтверждается посадочным талоном, выданным пассажиру ( приказа Минтранса России от 28.06.2007 N 82 "Об утверждении Федеральных авиационных правил "Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей").
В соответствии со Федерального закона от 10.01.2003 N 18-ФЗ "Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации" форма электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте утверждена Минтранса России от 21.08.2012 N 322.
На основании п.п. 1, 2 Приложения к Минтранса России от 21.08.2012 N 322 электронный проездной документ (билет) на железнодорожном транспорте используется для удостоверения договора перевозки пассажира. Электронный билет и контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) содержат в том числе обязательную информацию о номере поезда, железнодорожных станциях отправления и назначения, дате и времени отправления и прибытия поезда, сведения о пассажире, итоговой стоимость перевозки. Контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники ( приказа Минтранса России от 21.08.2012 N 322).
С учетом изложенного выше можно сделать вывод, что, по сути, маршрут/квитанция и контрольный купон электронного проездного документа дублируют информацию, содержащуюся в билетах на бумажном носителе.
Поэтому, на наш взгляд, данные документы, а также посадочный талон подтверждают произведенные работником, направленным в командировку, расходы.
К сожалению, разъяснениями, касающимися бухгалтерского учета, мы не располагаем. Вместе с тем работники уполномоченных органов в своих разъяснениях неоднократно отмечали, что указанных выше документов достаточно для признания расходов в целях налогообложения прибыли (смотрите, например, Минфина России от 25.08.2014 N 03-03-07/42273, от 26.03.2014 N , от 04.02.2014 N , от 14.01.2014 N ). При этом, по мнению сотрудников Минфина России, в случае подтверждения расходов на приобретение железнодорожного и (или) авиабилета вышеуказанными документами дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, не требуется.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член МоАП Завьялов Кирилл
Ответ прошел контроль качества
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
*(1) С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов разрабатываются организацией самостоятельно с учетом положений Закона N 402-ФЗ. Однако для удобства можно использовать унифицированную форму N АО-1, утвержденную Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.
Интернет помогает любителям приключений делать путешествия комфортными, удобными. Электронные билеты становятся все более популярными у россиян, но как пользоваться электронным ж/д билетом?
Что собой представляет электронный билет
Поговорим о том, как пользоваться электронным билетом на поезд РЖД. E-ticket, электронный билет, ЕТ - электронный вариант билета, отпечатанный на официальном бланке РЖД. Подобная форма предлагается в качестве альтернативы обычным билетным бланкам. Бронирование мест на поезд проводится по классическому алгоритму, а детальная информация о пассажире поступает в электронную базу данных РЖД.
При этом ж/д билеты на поезд за 4 минуты вы сможете купить и распечатать на обычном принтере. В настоящее время можно оформить подобные билеты на часть поездов, а также на многие авиарейсы, но важно правильно пользоваться электронным билетом.
В России первый подобный билет был продан с применением иностранной системы в 2004 году. В 2006 году началась продажа авиационных билетов. Пользователям, решившим оформить электронный проездной документ, не потребуются специальные знания. Максимальное количество электронных билетов приобретается в летнее время, а также перед праздниками. Система хороша тем, что вся информация о наличии свободных мест постоянно обновляется, можно «перехватить» билет, сданный на рейс. РЖД указывает данные по каждому месту в вагоне, его стоимости.
Недостатки бумажного билета
Традиционные бумажные билеты появились в 20-м веке с учетом тех технологий хранения, обработки, передачи информации, что были в то время. Некоторые пассажиры пытались исправить ту информацию, что представлена в билете, чтобы получить личную выгоду. Для пресечения подобных действий появились некоторые ограничения:
- билет выпускался на специальном бланке, снабженном средствами защиты от подделок;
- бланки предполагали строгую отчетность, применение, утилизацию;
- выполнялось копирование информации на иные носители: отрывные купоны, квитанции.
Каковы преимущества электронного билета
Среди преимуществ подобного варианта проездного документа выделим:
- Существенную экономию времени. Отпадает необходимость тратить время на поездку в кассу, достаточно иметь доступ в интернет, чтобы оформить покупку электронного билета.
- Электронный билет невозможно потерять. Он хранится в информационной базе перевозчика, защищенной от взлома.
- Возможность приобретения билета в любом месте земного шара. Купить билет для себя, своих родственников, друзей вы сможете из другой области, страны. Пассажиру нужно будет лишь прибыть с паспортом на посадку в поезд, самолет.
- Возможность экономии материальных средств. Стоимость электронных билетов ниже бумажных аналогов, ведь в цену не включают дополнительные расходы (цену бланка, работу оператора).
- Онлайн-регистрация на некоторые авиарейсы. Часть перевозчиков предлагает в качестве дополнительного бонуса онлайн-регистрацию на рейс. Открывают ее за сутки до вылета, можно подобрать удобное место в салоне, не торопясь в аэропорт.
Варианты приобретения электронного билета
Не все пассажиры знают, как пользоваться электронным ж/д билетом, где его можно приобрести. Существует вариант приобретения проездного документа через официальный сайт РЖД. Для оформления потребуются пассажиров, а также банковская карточка с достаточным количеством денежных средств. Также можно приобрести электронный билет и в обычной кассе на почте либо в специальном агентстве. Для того чтобы понять, как пользоваться электронным билетом на поезд, РЖД предлагает Кроме того, можно обратиться за помощью к друзьям и знакомым, которые имеют опыт в оформлении подобных проездных документов.
Авиабилет
При приобретении электронного авиабилета пассажир обязан получить В ней содержится детальная информация о самом маршруте, варианте и особенностях оплаты перевозки. При покупке электронного билета, маршрут-квитанцию пассажиру отправляют по электронной почте, указанной при регистрации. При утере маршрут-квитанции ее всегда можно распечатать заново. Если вам предстоит путешествие за пределы нашей страны, учтите, что этот документ должен быть у вас на протяжении всей поездки.
Путешествуем с электронным билетом
Пока еще не все россияне знают, как пользоваться электронным билетом на поезд, РЖД ведет постоянную разъяснительную работу, чтобы увеличить продажу электронных билетов. Нет никаких сложностей и с полетами по электронным билетам. Нужно прибыть в определенное время в аэропорт, на стойке регистрации показать маршрут-квитанцию, а также документ, используемый при оформлении билета. Полеты по территории России осуществляются по общегражданским либо заграничным паспортам, если пассажиру исполнилось 14 лет. Для детей перелет выполняется по свидетельству о рождении. При оплате электронного билета через банковскую карту часть перевозчиков просит предъявить при регистрации банковскую карту.
Вариант возврата электронного билета
Не знаете, как пользоваться электронным билетом на поезд РЖД, думаете, можно ли его вернуть? Не волнуйтесь, ваши деньги не пропадут. При возврате электронного проездного документа действуют те же правила, что и при возврате либо обмене традиционного бумажного билета. Возврат денежных средств, уплаченных за авиаперевозку, возможен тем же способом, которым была проведена оплата заказа: на электронный кошелек или банковскую личную карточку.
Является ли электронный билет бланком строгой отчетности? — вопрос, который волнует бухгалтеров компаний, часто направляющих сотрудников в командировки. В статье вы узнаете, какие документы относятся к бланкам строгой отчетности (БСО), какие есть особенности учета электронных билетов и можно ли включить их в состав БСО.
Что относится с БСО?
БСО — документ, который юрлицо или бизнесмен может выдать физическому лицу вместо чека ККТ при безналичной или наличной оплате услуг.
Использование БСО регламентирует Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ (утверждено постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359).
По общему правилу БСО выдают налогоплательщики только при оплате услуг из перечня ОКУН (ОК 002-93, утвержден постановлением Госстандарта РФ от 28.06.1993 № 163) и приравненных к ним. БСО нельзя выдать юрлицу и при покупке товара. А вот предпринимателям БСО выдавать можно, так как они приравниваются к физлицам (абз. 4 п. 4 постановления Пленума ВАС РФ от 31.07.2003 № 16).
Чтобы бланк считался действительным, он должен включать обязательные реквизиты:
- наименование, номер из 6 знаков и серия;
- название фирмы или Ф. И. О. ИП;
- ИНН и местонахождение предприятия;
- вид и стоимость услуги;
- сумму оплаты;
- дату операции и формирования документа;
- должность, Ф. И. О. и личную подпись ответственного за документирование операции лица;
- печать компании.
Однако есть целый ряд БСО, к оформлению которых предъявляются отдельные требования, утвержденные специальными НПА. К таким бланкам относятся кинобилеты, абонементы, турпутевки и т. д. Можно ли считать электронный билет БСО?
Нюансы использования электронных билетов в качестве БСО
Электронный билет (ЭБ) — документ, подтверждающий договор перевозки пассажира и багажа. Он создается в автоматизированной системе (АИС) компании-перевозчика и содержит в цифровом виде сведения о самом пассажире, о рейсе, пунктах отправления и прибытия, багаже, цене проезда.
Форма и порядок применения ЭБ для авиаперевозок регулируются приказом Минтранса РФ от 08.11.2006 № 134. Согласно п. 2 данного приказа выписка из АИС оформления перелетов является частью электронного авиабилета и относится к документам строгой отчетности.
В перечень обязательных реквизитов электронного авиабилета входят сведения в том числе о стоимости полета, форме оплаты и стоимости самого тарифа авиауслуг по перевозке (подп. 2 п. 1 приложения к приказу Минтранса РФ от 08.11.2006 № 134). Если все эти данные зафиксированы, то Минфин РФ разрешает использовать такой ЭБ в качестве БСО (письмо Минфина РФ от 26.09.2012 № 03-07-11/398).
Порядок формирования ЭБ при перевозке граждан поездами и электричками регламентирует приказ Минтранса РФ от 21.08.2012 № 322. Сам электронный железнодорожный билет признать БСО нельзя, а вот контрольный купон билета, представляющий собой выписку из АИС управления железнодорожными перевозками, является документом строгой отчетности (п. 2 приказа Минтранса РФ от 21.08.2012 № 322, письмо Минфина РФ от 08.11.2011 № 03-03-06/1/719).
Для электронных проездных билетов квитанция электронного многоцелевого документа приравнивается к БСО (п. 2 приказа Минтранса РФ от 18.05.2010 № 116).
Учет электронных билетов
Списывать расходы на покупку ЭБ следует при наличии следующих документов:
- распечатанного ЭБ;
- посадочного талона или контрольного купона (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-03-07/42279).
При этом следует проверить, чтобы в этих документах были указаны вся информация, свидетельствующая о том, что именно данный сотрудник компании направлялся в командировку — Ф. И. О., номер рейса и посадочного места, цена билета, дата поездки и иные сведения (письмо Минфина РФ от 09.11.2011 № 03-03-07/50).
Если у компании есть документы, подтверждающие отправку работника в командировку и его пребывание там (приказ руководителя, чеки и счета из гостиниц), то для подтверждения расходов все равно необходимо иметь и распечатку ЭБ, и посадочный талон / контрольный купон (письмо Минфина РФ от 01.09.2016 № 03-03-07/50992).
ЭБ учитываются на сч. 50 субсчет «Денежные документы» (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н).
Если билеты покупает сама компания, то проводки следующие:
- Дт 60, 76 Кт 51 — оплачена покупка ЭБ;
- Дт 50-3 Кт 60, 76 — оприходован электронный документ;
- Дт 71 Кт 50-3 — ЭБ выдан работнику.
Если ЭБ покупает сам сотрудник, то компания делает аналогичные проводки, что и при обычной выдаче денег под отчет:
- Дт 71 Кт 50 — выданы подотчетные суммы сотруднику.
Компания спишет расходы на билет после утверждения командированного сотрудника:
- Дт 20, 26, 26, 44 Кт 71 — списаны расходы на проезд в командировку.
Если сумма НДС выделена в маршруте/квитанции, контрольном купоне, квитанции электронного многоцелевого документа отдельной строкой, то налог можно принять к вычету (письмо Минфина РФ от 10.01.2013 № 03-07-11/01):
- Дт 19 Кт 71 — выделен НДС в стоимости ЭБ;
- Дт 68 Кт 19 — НДС принят к вычету.
В противном случае вся стоимость билета включается в расходы при расчете налога на прибыль.
Если поездка по каким-то причинам не может состояться и компания сдает ЭБ, то в учете делаются такие записи:
- Дт 50-3 Кт 71 — подотчетник возвратил неиспользованный билет в бухгалтерию;
- Дт 60, 76 Кт 50-3 — билет возвращен перевозчику;
- Дт 51 Кт 60, 76 — стоимость несостоявшейся поездки частично возращена компании;
- Дт 91 Кт 60, 76 — учтена в расходах сумма комиссии за отмену бронирования билета.
ВНИМАНИЕ: поскольку проездные билеты могут использоваться более одного раза, следует завести ведомость их учета. Компания может разработать форму самостоятельно с учетом положений ч. 2 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Сотрудников, которые используют в работе проездные билеты, необходимо перечислить в отдельном приказе. Такой работник будет получать билет под расписку и по возвращении из поездки или окончании срока действия проездного — сдавать обратно. Ответственный за сохранность проездных — кассир.
Подробнее о том, как следует хранить БСО, читайте в материале .
Итоги
В состав электронного документа входят:
- маршрут/квитанция — при авиаперевозках;
- контрольный купон — при железнодорожной перевозке;
- квитанция электронного многоцелевого документа — при использовании проездных билетов.
Перечисленные документы относятся к бланкам строгой отчетности. Следовательно, электронный билет можно считать БСО при наличии распечатанных на бумажном носителе указанных выше документов.
